PrintStore - учет и мониторинг принтеров и расходных материалов

Сегодня будет обзор на программу для учета техники, преимущественно печатающей, а так же расходников к ней. Речь пойдет о программе PrintStore, которая позволяет автоматизировать учет и мониторинг принтеров, мфу, факсов и прочей техники в офисе. Существует бесплатная версия с ограничениями по количеству устройств в учете (100) и мониторинге (5) и платная, с лицензиями в зависимости от количества техники в мониторинге.

Введение

Данная статья заказная. Ранее с программой PrintStore я не был знаком и в работе ее не использовал. Ко мне обратился автор программы с предложением написать на нее обзор. Так что это будет мое знакомство и описание основного функционала одновременно.

Я начинал свою трудовую деятельность в ИТ технологиях с должности тех. поддержки и системного администратора в обычном офисе. В мои обязанности входил в том числе и учет техники. Я маркировал оборудование, проводил инвентаризации, вел учет перемещения, ремонта и списания техники. Использовал для этого другие программы общего назначения, в отличие от PrintStore, которая хоть и позволяет учитывать любую технику, но ориентирована в основном на принтеры и МФУ. Так что с темой учета техники я знаком не гипотетически, а очень даже практически.

Для проверки программы я взял обычный офис среднего размера с тремя филиалами и некоторым количеством обслуживаемой техники. На базе этого офиса я и буду писать обзор.

Первое впечатление о PrintStore

Когда я установил программу и увидел интерфейс, поностальгировал :) Сразу видно, что программа очень старая. Не в смысле версий, а именно корнями уходит в глубокое прошлое. Я не особо разбираюсь в средах разработки и языках программирования, но видно, что программа писалась давно. Лет 5 назад я прохладно относился к старым программам, но сейчас для меня это скорее плюс. Я радуюсь, что она написана не на Electron. Значит есть шанс, что она не будет безбожно тормозить и жрать память.

На сайте программы есть наглядное описание и неплохая документация. Тем не менее, сразу предупреждаю, что начальная настройка интуитивно не очень понятна. Как раз этот пробел я и хочу восполнить, подробно описав, как быстро запустить программу в работу, чтобы она начала помогать вести учет техники. Несмотря на все недопонимания, после того, как я ее настроил, убедился, что она хорошо решает поставленную задачу.

Сразу сделаю акцент на то, что программа скорее нишевая, чем общего назначения. Больше всего она будет полезна тем, у кого очень много принтеров и мфу на обслуживании, начиная с нескольких десятков, и при этом нужен порядок и учет. В этом случае программа очень облегчит жизнь. Об этом я расскажу чуть позже подробно, когда буду перечислять основные возможности. Если же техники у вас не так много, то вполне может хватить и бесплатной версии программы. Она не ограничена по времени и обеспечивает те же функции, что и платная. К примеру, мне было бы интересно знать, сколько на принтер было потрачено денег за весь срок его службы от покупки до списания.

К программе выходит обновление каждую неделю. Проект живой и постоянно дорабатывается. Команда проекта исправляет баги, внедряет новый функционал, добавляет новую технику в базу, документирует программу.

Основные возможности программы

Перечислю основные возможности программы Printstore по учету принтеров и мфу, которые выделил я при знакомстве с ней.

• Автоматический поиск техники в сети на основе внутренней базы производителей и моделей. Вся основная техника присутствует. Если вашей модели в базе нет, можно прямо из программы сделать дамп отчета по snmp и отправить разработчикам. В ближайшей версии программы описание и поддержка мониторинга будут добавлены. При этом вы и сами можете вручную добавить новую технику.
• Автоматический мониторинг счетчиков принтеров по snmp с сохранением данных в базу программы. В идеале вы сканируете сеть, программа находит принтеры и опрашивает их по snmp. Далее вы добавляете найденные принтеры в систему и начинаете с ними работать.
• Контроль наличия расходников на складе и их состояния в принтере. Идет управление полным циклом жизни каждого расходного материала - дата покупки картриджа, его стоимость, поступление на склад, установка в принтер, контроль отпечатанных страниц с этого картриджа, предупреждение, когда количество отпечатанных страниц будет приближаться к емкости картриджа, заправка или списание картриджа.
• Управление жизненным циклом принтера - дата покупки, стоимость, дата и место установки, ответственные лица, состояние расходников внутри принтера, их установка или замена, контроль счетчиков отпечатанных и прочих страниц, перемещение, списание и т.д. У вас на руках постоянно будет полная информация о принтере. Можно проследить, сколько, когда и какие расходники в него устанавливались, сколько он напечатал страниц с них и сколько на это было потрачено денег. С помощью этих данных можно сравнивать стоимость эксплуатации различных моделей.
• Исходя из описанных выше возможностей учета вытекает следующая - расчет скорости расхода по каждому расходному материалу и времени, на которое хватит существующего запаса. Это позволяет оптимизировать количество картриджей на складах.
• Есть возможность вести учет договоров обслуживания, заявок пользователей. Программа поддерживает многопользовательский режим работы, так что различные функции можно разделять между пользователями программы.
• PrintStore умеет слать оповещения на почту, предупреждая о заканчивающихся картриджах.
• В программе есть шаблоны стандартных отчетов, а так же возможность их редактировать и создавать свои.
• Программа может использовать базу данных в виде обычного файла, который можно положить на сетевой диск, а так же базу данных mssql сервера, как бесплатной, так и полной редакции.
• В PrintStore можно создать структуру подразделений компании и филиалов в ней.

В целом, у программы есть все необходимое для учета принтеров и расходных материалов к ним. Плюс, готовая база данных с оборудованием. В принципе, вы можете добавить в эту программу учет любой техники. Просто базу данных к ней вам придется заполнять или импортировать самим. Этим я, кстати говоря, занимался, когда вел учет техники. Всю базу техники с нуля заполнял сам, исходя из использующихся моделей в офисе.

Отличие платной версии от бесплатной

В бесплатной версии программы можно настроить мониторинг только для 5 принтеров, а всего в базу можно добавить не более 100 единиц оборудования. В принципе, этого достаточно для небольшого офиса. Программа обеспечивает расчет остатков картриджей даже без автоматического мониторинга. В этом случае остатки рассчитываются на основе статистики предыдущего использования. А данные со счетчиков печати можно вносить вручную, если нужна будет точная информация по отпечатанным страницам.

Платная версия на всю локальную сеть стоит 24 000 р., для некоммерческих организаций скидка 40%. В нее включен мониторинг для 10-ти устройств. Если нужно больше, то пакеты для мониторинга устройств покупаются отдельно. Их стоимость есть на отдельной странице сайта.

Лицензия бессрочная и если функционал вашей версии вас полностью устраивает, можно не покупать обновления, а пользоваться приобретенной версией вечно.

Установка PrintStore

Скачать дистрибутив бесплатной версии можно с сайта из раздела загрузок. Если вы приобретёте платную версию, то дистрибутив с лицензией получите на почту. У разных версий разные инсталляторы. Чтобы с бесплатной версии перейти на платную, нужно удалить первую и установить вторую. Настройки при этом сохранятся и база откроется без конвертации.

Установка выполняется с помощью стандартного инсталлятора. В составе архива с программой, помимо самого установщика, положена пустая база данных в файле ps.udb. При первом запуске программы необходимо указать путь до этого файла. Его можно положить как локально, так и на сетевой диск. Рекомендую сразу класть на сетевой диск, который бэкапится.

Во время установки выберите не только саму программу, но и службу Harvester, которая будет опрашивать принтеры по snmp.

Сразу после установки рекомендую зайти в настройки и включить использование поля для IP адреса. Почему-то по-умолчанию вы не сможете указать ip адрес принтера, хотя очевидно, что это полезная его характеристика.

После этого там же в настройках зайдите в Служба мониторинга и настройте работу службы для регулярного опроса принтеров по snmp. Надо указать путь до файла с базой. После этого можно попробовать запустить службу PerfectSoft Harvester в списке служб операционной системы.

Из начальных настроек все. Можно приступать к добавлению принтеров.

Добавление принтеров в учет

Для того, чтобы добавить принтеры в систему, их надо обнаружить в сети. Делается это в разделе Оборудование -> Мониторинг.

Указываете сетевой диапазон и запускаете сканирование. Программа найдет все устройства, что отвечают на snmp запросы. Это будут как принтеры, так и прочие сетевые устройства, где включен протокол snmp. Принтеры скорее всего она определит сама, так как в базе есть очень много моделей. Но у меня нашлись и такие, которых там нет. Снял дампы ответов snmp прямо из программы и отправил разработчикам. Принтеры были добавлены в очередном обновлении программы.

После того, как нашли и добавили в мониторинг принтеры, рекомендую их сразу же опросить, чтобы в систему попали их серийные номера и МАК адреса, иначе потом придется вручную добавлять, так как основная работа с принтерами будет проходить в разделе Оборудование, а не Мониторинг. После успешного опроса принтера, вы увидите основные его метрики.

Теперь принтер можно добавить из мониторинга в список оборудования. Для этого выбираем принтер, жмем правой кнопкой мышки и выбираем Добавление устройств из мониторинга в учет.

В будущем, эти два раздела - мониторинг и оборудование, будут объединены в один, так как это наследие прошлой архитектуры, когда мониторинг был выделен в отдельную программу. Сейчас идет слияние этих программ. Когда добавите все принтеры в Оборудование, получится примерно так.

Учет расходных материалов принтеров

На следующем этапе настройки мониторинга и учета принтеров, нам нужно добавить расходные материалы. Логика работы программы такая:

1. Ищем и добавляем принтеры.
2. Создаем склад и добавляем на него расходные материалы.
3. Устанавливаем расходные материалы в принтеры.
4. Ведем учет расходных материалов.

Сначала добавим хотя бы один склад. У меня структура компании состоит из трех филиалов. Склад добавлю в офис и назову его "Комната сисадмина"

Склад добавили. Идем теперь в Расходные материалы и добавляем новые расходники. В списке для добавления расходных материалов будут только те, что подходят к добавленным вами принтерам. Это весьма удобно. У меня все принтеры были определены, так что с расходниками никаких хлопот не было - добавил все из готового списка.

После того, как добавили все необходимые расходники для принтеров, можно идти обратно в список оборудования и устанавливать расходники в принтеры и МФУ. Для этого выбираем нужный принтер, переходим на вкладку Установки РМ и добавляем расходник. Это могут быть не только картриджи, но и прочее оборудование - барабан, ёмкость для отработанного тонера и др.

Интуитивно не очень понятный интерфейс. Вам нужно стрелочками добавить по одному расходнику со склада на принтер. После того, как картриджи будут установлены, начинается контроль за их ресурсом и за количеством оставшихся страниц, которые смогут быть напечатаны с этого картриджа. Если для данного принтера не задействован мониторинг, то первое время данные по остаткам не будут отображаться, пока не накопится статистика установок картриджей. На скриншоте ниже показан вариант, когда мониторинг задействован – сразу отобразились реальные остатки тонера и страниц. Но остаток дней, на которые хватит этого картриджа, посчитан, исходя из даты установки и он не актуальный – дату установки желательно указывать как можно ближе к реальной.

Программа поддерживает кучу всевозможных параметров для расходных материалов:

1. Серийный номер и штрихкод.
2. Стоимость покупки или заправки.
3. Дату покупки, установки, перемещения между складами, списание.
4. Программа автоматически определяет к каким устройствам подходит данный расходник, показывает сколько у вас всего таких устройств.

В общем, когда вы все настроите и добавите, приведете информацию в программе к реальному положению дел на складе, следить за устройствами и расходными материалами будет очень удобно. Программа может отслеживать оставшийся ресурс картриджей и отправлять информацию на почту. Настраивается это в Сервис -> Настройки -> Служба уведомлений.

Если вам нужно заправить картридж, вы просто из принтера его переводите в ремонт, а потом из ремонта отправляете обратно на склад. Он туда приходит заправленным. Дальше его можно снова устанавливать в устройство. Таким образом, вы всегда будете знать, сколько раз уже заправляли картридж, чтобы понимать, когда его нужно выкинуть. Это удобно.

Отчеты о принтерах, печати и т.д.

В программе реализован набор наиболее актуальных отчетов. У меня программа поработала несколько дней, поэтому большой актуальности отчеты не набрали, но тем не менее, покажу, что получилось. Более подробную информацию можно посмотреть на сайте программы в документации, в разделе Отчеты.

Пример отчета по счетчикам, где можно оценить количество напечатанных страниц по каждому принтеру на заданном интервале. У меня это несколько дней.

Пример отчета по наличию расходников на складе.

Список оборудования с разбивкой по производителям.

Это просто примеры некоторых отчетов. Их там много, 78 шт., плюс, можно делать свои. Но там нужно будет разбираться, методом тыка не получится настроить свой отчет.

Что еще умеет программа

Я описал только основной, базовый функционал, с которого стоит начать знакомство с программой, чтобы сразу оценить основные возможности по учету оргтехники. Как я уже писал ранее, программа хорошо подходит для большого парка оборудования и работы целого отдела обслуживания техники. Дополнительно в программе вы можете:

• Учитывать перезаправки картриджей, запоминается вся история действий.
• Импортировать информацию в базу из файлов Excel.
• Настраивать права доступа и ответственных лиц, разделять полномочия.
• Строить разветвленную структуру филиалов, отделов, кабинетов.
• Фиксировать договоры на обслуживание со сторонними организациями.
• Добавлять оборудование с помощью обычного usb сканера штрих кодов.
• Фиксировать заявки пользователей на закупку, ремонт, замену техники.
• Составлять заказы поставщикам на будущие периоды, исходя из статистики потребления в прошлом.

Заключение

На этом обзор программы по учету принтеров и МФУ Printstore завершаю. Подведу небольшой итог. Изначально отнесся к программе прохладно. Немного непривычный внешний вид и не очевидная начальная настройка смутили. Даже расстроился немного, что согласился писать обзор. Но как обычно бывает, глаза боятся, а руки делают. Немного разобравшись с программой и выполнив первоначальную настройку, нашел ее в целом удобной и функциональной.

Сравните это с тем, как я настраивал мониторинг принтеров с помощью zabbix. Сколько пришлось возиться в ручном режиме с каждым принтером в отдельности и результат все равно не очень получается. Были ошибки в мибах, да еще и информация не по всем принтерам была, приходилось искать в интернете. В PrintStore всю эту работу уже проделал автор программы, так что фокусироваться можно на учете, а мониторинг работает из коробки.

Продукт нишевый и специфичный, поэтому с первого взгляда с программой разобраться трудно. Но если вам реально нужен учет техники, то стоит потратить некоторое время, чтобы все настроить и оценить функционал. Программа реально может упростить работу поддержки, особенно, если до этого никакой автоматизации не было и весь учет был ручной в какой-нибудь Excel таблице.

Ранее с программами подобного рода я не работал, да и вообще ни знаю ни одной программы именно под учет печатной техники. Программы общего назначения по инвентаризации и учету, с которыми я работал, были примерно такого же рода. Начальная настройка занимает много времени. Больше, чем тут, потому что всю номенклатуру используемой техники приходилось забивать вручную. Тут же набор ограничен принтерами и МФУ, которые в большинстве своем уже есть в базе. Так что, как минимум, не приходится наполнять базу с нуля.

У меня есть статья, где обсуждается выбор принтеров для офиса. В ней не хватает информации о стоимости владения принтером и среднего расхода на печать одной страницы. Эту информацию как раз можно было бы получить с помощью Printsore и выбрать наиболее эффективный принтер. Было бы здорово, если кто-нибудь внедрил бы подобный учет и поделился информацией. Если у вас есть опыт работы с этой или подобными программами учета, прошу делиться информацией в комментариях.